טיפים להכנת תוכנית עבודה

"מי שאין לו מטרות ואינו מציב לעצמו מטרות עובד אצל מישהו שכן יש לו מטרות .."
את המשפט הזה שמעתי בתכנית רדיו לפני מספר שנים ואני מסכימה איתו .

כיועצת עסקית לא פעם אני נשאלת למה צריך תכנית עבודה ?

תוכנית עבודה היא כלי עיקרי לניהול עסק והשגת מטרות. בעזרתה, ניתן לפרט ולסדר את הצעדים הדרושים על מנת להשיג את התוצאות הרצויות ולעקוב אחרי ההתקדמות במהלך השנה.

להלן טיפים לבניית תוכנית עבודה מוצלחת:

• סיכום השנה החולפת: התחילו את התוכנית עבודה על ידי סיכום קצר של השנה הקודמת. בחקר התוצאות והמקורות שהביאו להם, ניתן למצוא רעיונות לשיפור ולשינוי בשנה החדשה.
• הצבת מטרות עיקריות: הגדירו מטרות עיקריות לעסק לשנה החדשה. תהליך זה יתבצע על בסיס ההישגים של השנה הקודמת ויעזור להמשך מימוש החזון של העסק. חשוב להבטיח שהמטרות יהיו מדידות וקצובות בזמן וברות השגה.
• הגדרת הצעדים הבאים: נדרשים שינוי ושיפור בעסק? נסו לנסח את המטרות בצורה מדידה וקצובה. לדוגמה, אם אתם מתאימים את מיתוג העסק, תקבעו מועד סיום לתהליך זה, כמו לרבעון הראשון של השנה.
• קביעת יעדים לשנה: תרגמו את המטרות העיקריות ליעדים מפורטים יותר. לדוגמה, אם המטרה היא מיתוג העסק, תוכלו לקבוע יעדים כגון בניית לוגו חדש, מציאת סלוגן חדש ובניית שפה עיצובית.
• מטרות ויעידים חודשיים, שבועיים ויומיים: לאחר קביעת היעדים, עליכם לפרטם ברמה חודשית, שבועית ואף יומית. כאשר אתם פורטים את התוכנית, חשוב לקחת בחשבון את העונתיות של העסק.
• צעדים מעשיים להשגת היעדים: פרטו את הפעולות המדויקות שיש לבצע על מנת להשיג את היעדים. לדוגמה, אם היעד הוא לייצר 10 לידים ביום, ציינו אילו צעדים תבצעו כדי להגיע למספר זה.
• תכנית שיווקית: החליטו באילו ערוצי שיווק תשתמשו בשנה החדשה. כמובן, תתאימו את התכנית לקהל היעד שלכם. בניית תכנית השיווק כוללת הקצאת תקציב ופירוט הפעולות שבתכנית.
• טבלת מעקב: בנו טבלה המסכמת את כל התוכנית ומאפשרת בקרה על ביצועים. באמצעות הטבלה, תוכלו לעקוב אחרי ההתקדמות ולבצע שינויים והתאמות כאשר נדרש.
  
  בעזרת תוכנית עבודה מדויקת ומבוקרת, תוכלו להשיג את המטרות שהצבתם לעסק שלכם. חשוב לזכור שתוכנית עבודה היא מסמך דינמי שיכול להשתנות בהתאם לצורך ולהתקדמות העסק.
  
  

בהצלחה !
בת שבע גרינברג
M.B.A אימון, יעוץ ארגוני ועסקי