ניהול זמן

האם מוכר לכם התחושה שאין לכם מספיק זמן ביום לביצוע כל המטלות שעליכם לעשות?  כיועצת עסקית, אני מלווה בעלי עסקים רבים המתלוננים על העומס והחוסר זמן שהם חווים. זמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר בניהול עסק. אולם, חשוב לזכור שאתם אלה שמנהלים את הזמן ולא הזמן שמנהל אתכם.

על מנת לשפר את ניהול הזמן שלכם, אני רוצה לחלוק עמכם מספר טיפים שיכולים לעזור לכם:

• שימוש ביומן: תתכננו את היום בעזרת יומן או קובץ אקסל. מומלץ להשתמש בצבעים לסימון מטלות שונות. יש לתכנן את השבוע מראש ולמיין את המשימות לפי רמת החשיבות והדחיפות.
• חלוקת משימות וחשיבות: כתבו רשימה של כל המשימות והמטלות שעליכם לבצע, כולל פגישות, שליחת הצעות מחיר, תשובה לאימיילים ועוד. מיינו את המשימות לפי רמת החשיבות שלהן ושימו צבע למטלות על פי סדר החישיבות
• חלוקת משימות לפי דחיפות: ערכו חלוקת משימות לפי דחיפות וחשיבות. הציבו את המשימות על פי הדחיפות שלהן כדי לדעת איזה משימות עליכם לבצע תחילה.
• תכנון שבועי: כל שבוע, ערכו רשימת משימות חשובות שאתם מתכננים לבצע במהלך השבוע. סדרו את המשימות על פי דחיפותן וחשיבותן כדי לתכנן את הזמן ביעילות.
• זוללי אנרגיה: נסו לזהות את הפעילויות או האנשים הזוללים את האנרגיה שלכם ושמרו על המזער הנדרש לגביהם.
• ביצוע פעולות קצרות בזמן אחד: כאשר יש לכם מספר פעולות קצרות דומות שניתן לבצע באותו מקבץ זמן, נסו לבצע אותן יחד כדי לחסוך זמן ומאמץ.
• טכניקת הגבולות: לסיים את הפעולות או המשימות שהתחלתם עד לתום. מומלץ לא לקפוץ בין משימות במקביל כדי לשפר את היעילות ולהבטיח שהן יושלמו בהצלחה.
• נסיעות כזמן לשיחות טלפון:נצלו את זמן הנסיעה לשיחות הטלפון ככל שניתן, כמובן רק בעזרת דיבורית.
• פעולות חשובות ומהותיות: כדאי לבצע את הפעולות החשובות והמהותיות ראשונות. כך תסיימו עם המשימות הפחות נעימות ותוכלו להתרכז בעיסוקים האחרים ולהשחרר את הראש כדי להיות יותר רגועים ויעילים.
• זמן לפיתוח וחשיבה: הקצו זמן מוקדם ביום לפיתוח רעיונות חדשים, תכנון והבנה מעמיקה.
• האצלת סמכויות: אם ישנן משימות שניתן להזמין אחרים לבצע בצורה יעילה יותר, עשו זאת. השתמשו במשאבים הזמינים לכם ובצעו בעצמכם רק את הדברים שרק אתם יכולים לעשות.
• שיווק העסק: תקדישו זמן מובנה בתכנון החודשי לשיווק העסק שלכם.

הזכירו לעצמכם תמיד שאתם המנהלים את הזמן ולא הזמן שמנהל אתכם. עם תוכנות הפעולה המתאימות והתנהלות יעילה, תוכלו לשפר את ניהול הזמן שלכם ולהתמודד ביעילות עם האתגרים היומיים. בהצלחה!

 בהצלחה !

M.B.A בת שבע גרינברג
 אימון, יעוץ ארגוני ועסק